GRUPA FALCON jest firmą działającą w zakresie sprzedaży hurtowej i detalicznej suplementów diety oraz sprzętu, odzieży i obuwia sportowego. Odbiorcami są podmioty partnerskie oraz osoby fizyczne.
Podczas wyboru partnera do wykonania systemu informatycznego bardzo ważne było dla nas, aby system był dedykowany pod naszą firmę. Chcieliśmy jednak uniknąć sytuacji, w której oprogramowanie byłoby tworzone od samego początku, gdyż wiemy że wiązałoby się to z dużą ilością problemów. Jako silnik naszego systemu wybraliśmy system ImB2B, który został wyposażony w szereg modułów dodatkowych potrzebnych naszej firmie.Podczas wdrożenia systemu przekonaliśmy się wielokrotnie, jak ważna jest wiedza doświadczonych pracowników, którzy zawsze znaleźli skutecznie rozwiązania. Platforma jest cały czas rozwijana.
Marcin Bartolik
Grupa Falcon
Platforma B2B oferuje dostęp do strefy dla partnerów handlowych firmy (Moduł zamówienia).
System umożliwia rejestrację partnerów handlowych. Każdy kontrahent jest weryfikowany przez pracownika firmy FALCON, który decyduje o przyznaniu dostępu. Dodatkowo, uprawniony pracownik może przydzielić odpowiednie warunki finansowe (rabat na asortyment firmy).
Każdy uprawniony partner, po zalogowaniu się do strefy, otrzymuje pełny dostęp do całej oferty firmy FALCON. Platforma B2B umożliwia szybkie i wygodne składanie zamówień z poziomu przeglądarki internetowej. Poprzez wgląd do aktualnych stanów magazynowych, Klient posiada informację na temat możliwości realizacji zamówienia.
Moduł umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów z wybranymi partnerami - składanie zamówień za pomocą standardu EDI.
Platforma B2B wyposażona jest moduł obsługi stanów zamówień. Po wygenerowaniu przez partnera zamówienia, uprawniony pracownik zostanie powiadomiony o złożonym zleceniu.
Po jego przyjęciu, pracownik ustawia odpowiedni status – Przyjęto do realizacji – o czym Klient jest automatycznie powiadamiany. Po skompletowaniu i wysłaniu zamówienia pracownik ustawia status – Zamówienie wysłano, a Klient otrzymuje wiadomość o zakończeniu zlecenia.
Wszystkie statusy i powiadomienia dostępne są do edycji i personalizacji przez pracowników - będzie można w każdym momencie dostosować system do obecnie występujących warunków.
Dostępne statusy: Nowe zamówienie, Oczekuje na płatność, Przyjęto do realizacji , Zamówienie wysłano, Zamówienie anulowano, Komplementacja towaru.
Moduł umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów z wybranymi partnerami - potwierdzanie zamówień za pomocą standardu EDI.
Platforma B2B wyposażona została w moduł do realizacji procesu fakturowania.
Moduł automatycznie generuje faktury do każdej transakcji w obrębie systemu. W obrębie modułu agregowane będą wszystkie faktury. Administrator modułu posiada możliwość, dla wybranych partnerów, automatycznego podsumowania wszystkich rozliczeń z danego miesiąca oraz wystawienia jednej faktury zbiorczej.
Każdy partner z poziomu modułu Zamówienia uzyskuje wgląd do wszystkich swoich faktur.
Moduł umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów z wybranymi partnerami: wymiana faktur wg standardu EDI (za pomocą współpracy z platformą ECOD lub EDISON).
Każda faktura w systemie może zostać podpisana za pomocą podpisu elektronicznego - została wyeliminowana potrzeba wysyłania faktur tradycyjną droga pocztową
Platforma B2B została wyposażona w mechanizmy optymalizujące rozliczanie z kontrahentami. Moduł fakturowo - rozliczeniowy agreguje informacje o wpływach na konto – dla wybranych kont bankowych - pobieranie informacji o wpływach odbywa się automatycznie, dla innych dane dostarczane będą za pomocą pliku.
System umożliwia szybką możliwość kojarzenia wpływu z fakturą, przez co znacząco skrócił się czas zaangażowania pracownika. Na podstawie analizy wpływów, moduł generuje podpowiedzi, pozwalające zidentyfikować do jakiej faktury przyszedł dany przelew bankowy.
W przypadku, gdy z przelewu można odczytać i dopasować do zapłaty: NIP kontrahenta, jego numer konta, lub numer faktury i kwota pozostała do zapłaty będzie zgadzała się z kwota przelewu, rola operatora ogranicza się tylko do zatwierdzenia skojarzenia.
Moduł automatycznie dokonuje selekcji należności i przyporządkowuje je do grup, z których generuje zestawienie faktur zapłaconych, niezapłaconych niewymagalnych, niezapłaconych wymagalnych.
Moduł fakturowo – rozliczeniowy wyposażony jest w mechanizmy wspomagające ściąganie należności. Moduł posiada mechanizm mail-era, który automatycznie za pomocą e-maila, wysyła powiadomienia:
Zawartość komunikatów oraz ich częstotliwość moderuje administrator systemu.
Moduł automatycznie generuje dokumenty: wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe. Uprawniony użytkownik ma możliwość wydruku dokumentów celem wysłania w formie listu lub wysłania ich za pomocą poczty elektronicznej.
Platforma B2B oferuje moduł do zarządzania i tworzenia ofert. Pracownik z poziomu systemu może w szybki i wygodny sposób przygotować ofertę.
Po skomponowaniu oferty moduł generuje w systemie plik .pdf w sformalizowanym, firmowym szablonie graficznym.
Administrator może podpisywać podpisem elektronicznym wybrane oferty: może ściągnąć gotową ofertę, podpisać ją za pomocą podpisu elektronicznego i wczytać do systemu.
Gotowa oferta może zostać wysłana do zdefiniowanej listy odbiorców. Uprawniony do jej otrzymania użytkownik, otrzymuje e-mail z ofertą w załączniku oraz z linkiem do obsługi danej oferty.
System automatycznie podaje informację o odoczytaniu e-maila. Użytkownik za pomocą linku może zaakceptować lub odrzucić ofertę. W przypadku odrzucenia, może zostawić informację zwrotną z oceną oferty.
Każda oferta posiada w systemie swój odpowiednik elektroniczny, więc akceptacja oferty skutkuje automatycznym przekształceniem w zamówienie.
Dodatkową możliwością w module, jest podpowiadanie towarów najczęściej kupowanych (z podaniem ostatnich cen sprzedaży).
Wszystkie wygenerowane przez system oferty agregowane będą w systemie B2B. Uprawnieni pracownicy posiadają kompleksową informację na temat wszystkich wysłanych ofert.
Moduł ofert przekazuje dane do modułu ImCRM.
Uprawnieni partnerzy mogą generować oferty dla swoich Klientów, na bazie asortymentu firmy FALCON.
Po skomponowaniu oferty moduł generuje w systemie plik .pdf w sformalizowanym szablonie graficznym z logiem partnera. Gotowa oferta może zostać wysłana do zdefiniowanej listy adresowej Klientów kontrahenta.
Do wysłania oferty używane są skrzynki e-mailowe partnerów - w przypadku zainteresowania ofertą, Klient będzie mógł skontaktować się bezpośrednio z kontrahentem, który przygotował dla niego ofertę.
Platforma B2B została zintegrowana z platformą do realizacji i obsługi wymiany informacji za pomocą standardu EDI. Do autoryzacji generowanych faktur został zastosowany podpis elektroniczny.
Dzięki wdrożeniu elektronicznej wymiany dokumentów z partnerami, do minimum ograniczony został proces wymiany niezbędnych dokumentów.
Główne dokumenty wymieniane w standardzie EDI to: Faktury, Zamówienia, Potwierdzenie zamówień.
Platforma B2B posiada moduł umożliwiający opracowywanie, analizowanie, modyfikowanie oraz eksport budżetów i prognoz w firmie. Moduł wspomaga zarządzanie ruchem środków pieniężnych, korzysta z zestawień księgowych modułu fakturowo – rozliczeniowego.
Dzięki współpracy z Workflow, administrator systemu może dowolnie definiować poszczególne etapy tworzenia budżetu, oraz kroki przekazywania zadań związanych z budżetem do poszczególnych osób.
System B2B agreguje wszystkie podpisane z kontrahentami umowy oraz wzory dokumentów firmowych. Z poziomu platformy internetowej, upoważnieni użytkownicy mają możliwość podpisywania umów za pomocą podpisu elektronicznego, co znacząco skraca czas nawiązania współpracy z nowymi partnerami.
Gromadzenie wiedzy na temat Klientów, zarządzanie relacjami z KlientamiPlatforma B2B zintegrowana została z systemem zarządzania relacjami z klientem ImCRM. Moduł ten ściśle współpracuje w zakresie wymiany danych z innymi modułami systemu.
Zobacz więcej informacji o platformie ImCRM
Platforma B2B posiada moduł do definiowania przepływów pracy – Workflow. Przy jego pomocy zostały uporządkowane procesy oraz ścieżki obiegu dokumentów w firmie.
Wysoka skalowalność umożliwiła definiowanie modeli dla różnych modułów. Moduł ten jest ściśle zintegrowany z innymi modułami systemu. Dane modele umożliwiają kontrolę przebiegu zdefiniowanych zadań w systemie. Moduł umożliwia tworzenie drzewa procesów, procedur, zadań oraz etapów z dowolnym zagnieżdżeniem.
Zdefiniowane przepływy pracy efektywnie kontrolują pracę pracowników, jak i pomagają im w ich codziennych obowiązkach, prowadząc przez zdefiniowane kroki realizacji zadania.
Przy współpracy z modułem CRM powstała kompletna baza firmowych działań przedsiębiorstwa.
W przypadku braku obecności danego pracownika, zastępca otrzymuje dostęp do kompletnej informacji na temat jego Klientów, listy zadań oraz wiedzy na jakim są etapie współpracy.
Osoby nadzorujące posiadają dostęp do raportów na temat pracy pracowników oraz natychmiastowej informacji w przypadku wystąpienia sytuacji wymagającej ich ingerencji w danym procesie.
Platforma B2B wymaga częstej wymiany danych zarówno z hurtowniami, jak i z systemami zewnętrznymi partnerów. Dla serwerów oznacza to duży ruch, skondensowany w krótkim czasie. W celu bezproblemowego obsłużenia tak dużej ilości wymiany danych, przygotowana została zoptymalizowana, dedykowana infrastruktura hostingowa.
Jesteśmy do dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00
Przez wiele lat zrealizowaliśmy ponad 100 realizacji wspierających sprzedaż naszych Klientów w Internecie. W dziale case study opisaliśmy kilka z nich. Zapoznanie z case study pozwala zrozumieć złożoność projektów, przy których pracujemy.
